COLUMN

どのようなシステムか

基幹システムとは、会計や在庫管理、人事、給与など、企業のベースとなる業務を管理しているシステムのことです。

基幹となる業務は、企業の業種によって異なります。例えば、製造業ではどのくらい製造すれば売上が出せるか把握するために生産・在庫管理システムは必須であり、小売業では在庫を残さず効率的に販売するために販売管理システムが必要不可欠でしょう。

また、共通となる業務もあります。企業の財務状況を明確化できる会計管理システムや人事給与システムです。

基幹システムは、より効率よく業務が行えるようになることを目的としています。基幹システムを導入することで、ヒューマンエラーの軽減やスケジュールの短縮が期待できます。

基幹システムは業務システムに含まれる

基幹システムとは、停止すると業務に致命的な影響を与えるシステムを指します。在庫管理システムや販売管理システム、会計システムといった、経営活動に直結するものが基幹システムにあたります。

これに対して日常的に行う業務をスムーズに進めるためのシステムまたは仕組み全体のことを業務システムと呼びます。

具体的にはメールシステムや社内SNS、グループウェア、スケジュール管理、Web会議などが含まれます。これらは、システムが停止しても経営に大きな影響を与えるとは考えづらいため業務システムに分類されています。

このように、基幹システムと業務システムは別物であると考えることも多いですが、基幹システムは業務効率化の一部と考えることができ大きな枠組みでは業務システムの一部だと言えます。

ERPとの違い

ERP（Enterprise Resource Planning）は基幹システムとよくセットで使われるワードです。

ERPは直訳すると「企業資源計画」という意味で、システムを一元化して管理する概念や考え方、またはそのためのシステムを指します。

会計管理・生産管理・在庫管理など必要となる基幹システムをERPによって一元管理することで、各業務や部署間でのデータ共有の手間が削減され、経営陣が迅速で的確な運営判断を下せるようになるのです。

一方で基幹システムは、前項でもご紹介したように、会計管理や在庫管理といったそれぞれのシステムを指し、独立して稼働していることが特徴です。

ERPも基幹システムも業務効率化の効果を発揮するという点では共通していますが、ERPは基幹システムを一元管理し、経営基盤を強めることを目的とするもので、各業務を効率的に管理するための基幹システムとは全く別物であると言えます。

なぜ必要か

基幹システムの再構築は、様々な企業において課題となっている項目です。しかし、基幹システムは業務を行ううえで欠かせないものなので、今までと異なるシステムに再構築するのは、企業にとってとても負担がかかることです。

ここでは、なぜ負担が大きい再構築を行う必要があるのか、その理由をご紹介します。

基幹システムの再構築は経済産業省も促している

経済産業省は過去に公表した「DXレポート」にて、「2025年の崖」について指摘しています。

2025年の崖とは、老朽化・複雑化してしまったシステムが残ってしまうことで、IT人材の引退やサポート終了などによるリスクが高まり、2025年以降の経済損失は最大12兆円／年にのぼる可能性があるとされるものです。

こういったリスクを防ぐため、基幹システムの再構築を早急に進めることが推奨されています。

IT人材が不足している

古い基幹システムを理解し、運用できる人材は限られています。運用できる技術者が離職すると、古いシステムの運用はさらに困難になります。また、最先端の技術が進歩していくなかで、新しい技術者が古いシステムを学びたいと思うことも少ないため、それらを管理する新しい人材を確保することも難しいのです。

そのため、誰でも運用や保守ができるよう、基幹システムを再構築する必要があります。

基幹システムの再構築でビジネスの可能性の最大化が期待できる

基幹システムである財務会計や生産管理、販売管理、在庫管理、人事給与などのシステムが古く、さらに分散して管理している場合、煩雑化したシステムから経営状況の把握をすることは難しくなります。

基幹システムを再構築するメリットとして、昔と比べ今の構築方法は中身を可視化できるような仕組みが多く採用されており、データ集約にも長けております。その点でもビジネスの将来性を最大限に広げる可能性を秘めています。

スムーズに進めるために注意したいポイント

基幹システムの再構築を成功に導くためには、以下のポイントに注意して進め方を検討しましょう。

ビジョンやコンセプトを明確にする

構築するシステムについて、明確なビジョンやコンセプトを決定することが大切です。そのうえで、今稼働しているシステムを見直し、自社が本当に必要としている機能をしっかりと選択しましょう。

中には、まったく使われていない機能がいくつか出てくる場合もあります。不要な機能は逆に業務の手間を増やしたり、システムを使いにくくさせる原因にもなるため、実装しないように、時間をかけて判断を行いましょう。

導入に必要な業務体制を整える

パッケージの場合カスタマイズも可能ですが、基本的な機能が標準的に装備されている分、細部まで完璧に現在の業務に合わせられるわけではありません。業務に合わせるためにカスタマイズを繰り返し、再構築にかかる時間や費用がかさむのは避けたいところです。

システムを現在の業務に合わせられない場合は、システムに合わせて業務のフローを変えることも選択肢の一つです。

業務フローを変える必要がある場合は、抵抗感を持つ社員が出てくるかもしれません。そういった際は、経営陣の働きかけが重要です。システムを新規導入または更新する場合、「社内でのポジションがどうなるのか見通せない」「今の業務に思い入れがある」「業務フローを新たに覚えなければならない」など、様々な不安・不満が生まれやすいものです。だからこそ、プロジェクトメンバーだけではなく各関連部署・関係取引先などへ徹底した情報共有、現場で働くメンバーへ繰り返し丁寧な説明を行う、現場の声に耳を傾け、不安や不満を解消するなどの対応が必要です。現場に適したシステムをつくり込むという配慮を心がけることが、基幹システム再構築の成功へつながります。

社内で変化に消極的な社員がいないか、納得してもらうためにはどうしたらいいかを考え、積極的にアプローチすることが大切です。